TIME MANAGEMENT (Mengatur Waktu Itu Mudah!!)

1. Tentukan tujuan hidup anda

• Tentukan misi hidup anda
Dalam menentukan misi perlu perenungan yang mendalam.
Kenapa misi hidup itu penting dalam manajemen waktu?
Karena kalau anda sudah memilikinya, maka anda akan mengetahui apa yang penting dan apa yang tidak penting dalam hidup anda. Dari situ anda dapat memilih apa yang harus atau tidak boleh dilakukan, dan juga apa yang malah harus diabaikan.
Tanpa misi hidup yang jelas, anda sulit membuat prioritas. Anda akan terombang-ambing dalam gelombang kehidupan.

• Mau seperti apa anda?
Seperti apakah orang yang berhasil itu?
Tentu bukan orang yang suka membuang waktu. Tentu bukan orang yang tidak memiliki misi yang jelas. Tentu dia juga bukan tipe orang yang hanya mengikuti arus. Bukan juga mereka yang berhasil tapi mengabaikan keluarga dan teman.
Orang yang berhasil, memanfaatkan waktunya dengan baik. Dia juga tentunya meninggalkan suatu karya dalam hidupnya. Bukan saja untuk dirinya, tetapi untuk orang lain juga. Dia pun harus bebas dari cacat perilaku yang merusakkan namanya sendiri dan nama keluarganya.
Karenanya keberhasilan merupakan sesuatu yang seimbang. Tidak hanya dalam urusan duniawi saja, tetapi juga urusan akhirat. Keseimbangan itu hanya mungkin dicapai ketika anda mampu mengatur waktu. Anda akan tau banyak, peran-peran yang harus anda jalankan. Dengan pengaturan waktu yang mantap, tidak akan ada satu pun peran yang terabaikan.

• UUD untuk pribadi
Anda harus menetapkan sebuah UUD untuk pribadi.
Lewat UUD pribadi, anda menetukan arah dan tujuan hidup anda. Anda juga meletakkan prinsip-prinsip pokok hidup yang tidak akan anda langgar. UUD pribadi merupakan fondasi hidup dan hanya diatasnya anda membangun diri anda.
Sebuah fondasi jelas harus kuat. Ibarat membangun rumah, ada yang membangunnya di atas pasir dan ada juga yang membangunnya di atas karang. Anda harus menjadi orang yang berumah di atas karang : kuat dan tidak terombang-ambing ombak sebesar apapun.
Banyak orang mengambil inspirasi atau mendasarkan UUD pribadinya pada nlai-nilai agama.

• Tentukan tujuan
Berhasil dalam misi hidup hanya dapat dicapai pertama-tama dengan membuat atau menentukan tujuan.
Tujuan ini berkaitan dengan apa yang anda percaya sebagai hal-hal yang harus diraih dalam hidup anda. Dengan kata lain, kalau misi hidup itu tujuan besar anda, maka tujuan lebih merupakan sasaran-sasaran kecil sekaligus yang nyata.
Singkatnya tujuan mestinya memiliki 5 sifat: Specific (spesifik, jelas, tidak ambigu), Measurable (dapat diukur), Achievable (bisa dicapai, dalam kapasitas), Realistic (tidak mengawang-awang),Time-bound (ada target waktunya).

• Tuliskan tujuan
Agar tujuan tidak menjadi angan-angan, anda harus menuliskannya. Tuliskan semua tujuan anda sebagai bagian dari rencana yang lebih besar. Jadi tidak sembarangan menulis, melainkan hanya menuliskan tujuan yang memang harus dicapai setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dst.
Tujuan yang tetulis penting, karena tanpa itu sangat sulit membuat evaluasi diri, apalagi pengembangan diri.

• Atur prioritas tujuan anda
Dengan mengatur prioritas kegiatan, maka anda bisa membebaskan diri dari hal yang mendesak. Hal mendesak memang sering menyita sebagian besar waktu kita. Apalagi secara alamiah, manusia cenderung mengetumakan hal yang mendesak dulu, walaupun belum tentu penting.
Salah satu prinsip penting untuk mengendalikan waktu secara efektif ialah anda harus tau bahwa selalu ada waktu untuk hal-hal penting. Bukan banyaknya kegiatan yang menjadi masalah, yang menjadi masalah adalah nilai dari hal yang kita kerjakan dan bagaimana kita mengerjakannya. Jadi bukan jumlah kegiatan, tetapi kualitas dan motivasi dibelakang kegiatan itu.
Dengan demikian. Untuk berhasil, anda mesti kuat berpegang pada tujuan yang sudah ditetapkan dan hanya memusatkan diri pada kegiatan-kegiatan yang menunjang tujuan tersebut.
Karenanya, setiap melakukan kegiatan apapun, anda harus bertanya pada diri sendiri : “ ini ada kaitannya dengan pencapaian tujuan atau hanya buang waktu saja?”

• Waktu penting tapi bukan segalanya
Banyak orang hidup dengan pola pikir go with the flow. Pada akhirnya setiap tindakan lebih didasarkan dorongan-dorongan sesaat ketimbang hasil rancangan yang sudah dipikir secara masak-masak.
Di lain pihak ada juga orang yang sedemikian terobsesi dengan waktu. Bagi mereka waktu harus dikendalikan secara ketat, mereka tidak bisa menoleransi ketidak tepatan waktu sama sekali dan menganggap kesalahan jadwal sebagai malapetaka.
Hal di atas jelas salah, yang harus di ambil adalah jalan tengah. Harus ada tanggung jawab untuk mengendalikan waktu sehingga waktu yang ada bisa membawa manfaat yang besar.
Yang penting adalah kemampuan untuk bersyukur dan menikmati apapun yang terjadi. Jangan lupa untuk terus maju dan memperbaiki diri tanpa henti.

2. Hidup yang pas

• 6 bidang hidup yang penting
Spiritual, kesehatan, keluarga, financial, pekerjaan, dan social.
Hidup harus seimbang dan itu berarti ke-6 bidang kehidupan harus mendapat jatah yang proporsional.
Keseimbangan ke-6 bidang penting sebagai landasan bagi hidup yang sehat. Alasannya jelas dan kuat : memiliki hidup yang seimbang bukanlah hasil dari sukses. Sebaliknya anda hanya bisa sukses kalau hidup anda seimbang.

• Spiritual
Dapat dikatakan dasar keseimbangan hidup seseorang dimulai dari bidang spiritualnya.

• Spiritualitas dan waktu
Ada 3 aturan yang bisa diterapkan:
1. Harus jadi prioritas (sebelum membuat jadwal untuk kegiatan yang lain, anda buat dulu jadwal untuk kegiatan spiritual. Jadwal yang lain biarlah mengikut),

2. Waktu khusus (masalah spiritual menyangkut komitmen. Jadi kalau sudah janji akan melakukan, ya lakukanlah. Yang lain ada jadwalnya sendiri),

3. Jangan rusak aktivitas lain (walau jadi prioritas, bukan berarti jadwal untuk kegiatan spiritual merusak jadwal untuk kegiatan lainnya).

• Kesehatan
Kesehatan adalah harta yang paling berharga, karena itu harus ada waktu khusus. Olah raga dan checkup harus dilakukan secara teratur. Anda juga mesti mengkonsumsi hanya makanan yang sehat sehingga tubuh bebas dari racun.
Kesehatan juga banyak berhubungan dengan pikiran dan kejiwaan. Itu berarti selalu berpikir hanya hal-hal yang benar dan positif.

• Kesehatan dan waktu
Kalau diukur berdasarkan satuan waktu, alokasi waktu untuk kesehatan mungkin terlihat sedikit, namun manfaatnya luar biasa.
Apa yang anda lakukan hanya 15 menit sehari dapat membawa manfaat untuk 23 jam 45 menit berikutnya.
Apa yang anda lakukan sebulan sekali akan membawa manfaat untuk setahun berikutnya.

• Keluarga
Keluarga menempati kedudukan amat penting dalam kehidupan seseorang. Tapi anehnya, banyak orang yang menyia-nyiakan keluarga dengan tidak memberi waktu yang memadai untuknya.
Waktu untuk keluarga seharusnya menduduki porsi yang penting. Walaupun tetap diseimbangkan dengan bidang kehidupan lainnya, namun keluarga harus mendapat prioritas utama.
Anda bisa saja kehilangan pekerjaan, tapi itu tidak sebanding dengan kehilangna keluarga.
• Keluarga dan waktu
Ada beberapa jadwal yang penting:
1. Waktu berkumpul bersama
Saat makan pagi atau makan malam, kelurga sebaiknya berkumpul semua. Saat itu bisa digunakan untuk saling berkomunikasi dan menguatkan hubungan.

2. Waktu tamasya bersama
Setiap akhir pekan, atau paling sedikit setahun sekali, harus ada acara tamasya bersama seluruh keluarga. Tamasya selalu menyenangkan dan pastinya mengakrabkan hubungan semuanya.

3. Waktu khusus orang tua dan anak-anak
Apakah itu untuk mengerjakan PR anak, atau berbicara serius dengan anak. Orang tua harus meluangkan waktu khusus dengan anak-anaknya. Pada waktu itulah pendidikan dan penanaman nilai-nilai berlangsung.

• Financial
Uang memang penting, tetapi kita harus waspada agar jangan terjebak ke dalam mammonisme, yaitu suatu anggapan bahwa uang paling penting dalam hidup sehingga mendorong orang mengabaikan aspek-aspek lainnya. Di sini uang diagung-agungkan dan sudah menjadi berhala.
Sikap yang benar adalah mengambil jalan tengah. Jangan sampai kita menjadi budak uang dan kehilangan segala-galanya hanya demi uang. Lebih baik, jadikanlah uang teman kita untuk mencapai tujuan-tujuan mulia.

• Financial dan waktu
Bagaimana mungkin anda kaya kalau kerjanya hanya belanja dan berhutang terus, sementara orang lain bekeja keras, menabung dan berinvestasi dengan rajin. Karena itu sediakan waktu untuk meningkatkan aliran financial ( cash-flow ) anda.

• Pekerjaan
Pekerjaan kini dikaitkan dengan kemampuan intelektual (berpikir) dan profesionalisme (sikap dan nilai). Artinya ada unsur teknis dan unsur non-teknis. Unsur teknis berhubungan dengan keahlian yang bisa didapat dengan belajar, sedangkan unsur non-teknis merupakan sikap, etos kerja yang harus didasarkan pada nilai-nilai kehidupan seseorang.
Hal-hal yang teknis terus bergerak cepat. Keterampilan yang dulu tidak ada, sekarang malah jadi keahlian yang wajib. Karena itu belajar merupakan kata kunci. Tidak ada lagi istilah belajar hanya di sekolah dan setelah itu anda bekerja saja. Walau sudah bekerja, anda tetap harus belajar dan belajar terus.
Di sisi non-teknis, anda pun diminta untuk memiliki sikap dan nilai yang benar. Pekerjaan bukan soal bisa atau tidak bisa, tapi benar atau tidak benar.
Untuk masalah sikap dan nilai ini, lagi-lagi kita mesti melihat aspek spiritualitas dari pekerjaan. Pekerjaan bukan soal melakukan sesuatu kemudian dibayar. Pekerjaan lebih dari pada itu. Pekerjaan membawa kepuasaan, baik bagi diri sendiri dan juga orang lain.

• Pekerjaan dan waktu
Harus ada waktu khusus untuk re-learning (pembelajaran ulang) dan re-training (pelatihan ulang). Anda mesti belajar setidaknya satu keterampilan baru setahun. Untuk itu, mungkin anda harus ikut kursus atau sekolah lagi. Yang pasti, harus ada waktu yang cukup banyak yang disediakan untuk “menyegarkan” keterampilan anda.
Selain itu, anda juga harus punya waktu untuk membaca buku. Menurut aturan tidak tertulis, idealnya seseorang membaca minimal 12 buku setahun, baik itu buku serius maupun buku hiburan. Untuk itu harus ada waktu khusus yang disediakan. Bisa setiap hari, atau setiap minggu. Tanpa memasukkan program membaca ke dalam jadwal, sulit untuk mencapai target minimal tersebut.

• Social
Lihatlah sekeliling maka terlihat ada orang yang banyak sekali temannya tetapi ada juga yang seolah tidak memiliki teman seorang pun. Itu semua soal pilihan. Yang satu menggunakan banyak waktu untuk mengenal orang baru, menambah teman, dan menjaga hubungan dengan orang lain, sedangkan yang satu lagi cenderung tertutup dan asyik dengan diri sendiri. No man is an island (manusia tidak hidup sendirian).
Jangan hanya melihat bidang social semata-mata sebagai “kebutuhan”. Anda perlu bersosialisasi karena hal ini juga “kewajiban” anda. Sosialisasi memungkinkan anda mengenal orang dengan baik, mengetahui karakternya, dan mengerti permasalahannya. Kalau dia kesulitan, anda pun bisa menolongnya.
Tidak ada yang lebih membahagiakan dari pada mampu menolong orang lain.

• Social dan waktu
Usahakan orang yang anda kenal seberagam mungkin. Perluas pergaulan sehingga anda mengenal bermacam-macam orang yang memungkinkan anda mendapat banyak pengalaman dan pengetahuan dari mereka.
Ingat, hubungan social bersifat fleksibel dan tidak bisa tepat waktu. Anda bisa saja menjadwalkan bertemu dengan si A selama 2 jam saja. Tapi lihatlah, waktu bertemu akan dengan gampang melebar menjadi 3 jam, 4, bahkan 5 jam. Apalagi kalau yang ditemui lebih dari 1 orang.
Anda memang harus tegas soal waktu, karena semuanya harus diseimbangkan dengan waktu dibidang lainnya. Memang tidak mudah, tapi harus. Karena itu perlu dikembangkan teknik dan taktik yang bersih agar anda bisa terhindar dari jebakan pergaulan yang hanya buang-buang waktu. Kehidupan social memang penting, tapi itu bukan satu-satunya bagian kehidupan anda.

• Bahaya ketidakseimbangan
Ke-6 bidang kehidupan di atas memang tidak mudah dipertahankan, kenapa?
Karena sebagai manusia, anda berinteraksi dengan banyak hal dan banyak orang. Ketidakseimbangan waktu bisa datang dari mana saja dan siapa saja.
Apakah dalam hal ini, anda akan membiarkan diri anda dipimpin orang lain, atau anda yang mengendalikan (take charge) diri dari penggunaan waktu anda sendiri.

• Menyeimbangkan semuanya
Waktu sudah jelas jauh lebih berharga dari pada uang. Karena itu, langkah pertama untuk menyeimbangkan waktu ialah dengan membuat “anggaran waktu” (time budget).
Dengan anggaran waktu, anda memilih berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap bidang kehidupan anda. Gunakan akal sehat untuk menentukannya dan jangan lupa untuk memasukkan semuanya dalam jadwal tertulis.
Untuk evaluasi ini, anda perlu membuat skala (gunakan angka dari 1 hingga 10). Angka satu berarti buruk sekali dan seterusnya. Yang penting, anda harus terus memperbaiki skor skala anda.

3. Buatlah perencanaan
• Pentingnya perencanaan
Perencanaan akhirnya menjadi semacam kompas tempat semua orang mendasarkan kegiatannya. Dia juga betindak sebagai peta yang memberikan bimbingan tentang arah yang dituju dan bagaimana mencapainya.
Peta mungkin memang bukan wilyah yang sesungguhnya. Tetapi tanpa peta, keadaan jauh lebih buruk karena orang benar-benar gelap tentang apa yang mesti dikerjakan.

• Prinsip perencanaan
Secara prinsipil, perencanaan dilakukan agar setiap kegiatan memiliki tujuan yang jelas dan ada cara yang paling tepat dan efisien untuk mencapai tujuan tersebut.
Prinsip penting perencanaan yang lain adalah bahwa ia harus dibuat berdasarkan fakta atau sesui kenyataan. Ini berarti anda membuat perencanaan hanya berdasarkan apa yang mungkin anda capai dan dengan apa yang anda punya.
Apa yang anda miliki tentu berubah setiap saat karena kehidupan setiap orang bersifat dinamis. Karena itu, perencanaan tidak dibuat sekali untuk selamanya. Perencanaan harus diperbarui terus menerus supaya tetap relevan dan mampu menjawab perubahan.

• Manfaat perencanaan
Manfaat perencanaan yang paling mendasar adalah adanya tujuan yang jelas, obyektif, dan rasional.
“Good plan is half work done”. Rencana yang bagus sama dengan sudah selesainya setengah dari pekerjaan. Inilah manfaat paling besar dari perencanaan.

• 2 langkah inti pra perencanaan dan perencanaan
Pra perencanaan berfungsi memberikan input data yang dibutuhkan dalam perencanaan.
1. Melihat waktu kondisi obyektif anda sendiri. Bagaimana anda menggunakan waktu.
2. Mencatat seluruh hal yang menyangkut diri anda sendiri. Yang paling penting adalah peran anda dalam hubungannya dengan orang lain.
3. Mengumpulkan pengetahuan yang diperlukan tentang manajemen waktu.
4. Tujuan anda sendiri itu apa? Tujuan anda harus sesuai dengan misi hidup yang sudah ditentukan.
Barulah anda bergerak ke langkah yang utama, yaitu perencanaan itu sendiri.
• Catat kebiasaan
Yang diperlukan adalah sebuah buku catatan. Semacam time-log yang mencatat aktivitas anda setiap jamnya.
Prinsipnya anda mencari tau seperti apa sebenarnya waktu anda didayagunakan selama ini. Apakah sudah efisien atau belum? Anda bisa membuat presentasi berapa yang positif dan efektif, dan berapa yang negative dan sia-sia.

• Analisa “waste”
Waste dalam kaitan dengan manajemen waktu adalah setiap waktu yang terbuang sia-sia, yang menyimpang dan bahkan bertentangan dengan usaha mencapai tujuan. Setiap orang memiliki wastenya sendiri-sendiri. Analisa terhadap waste akan sangat berguna untuk menyingkirkan penghambat efektivitas penggunaan waktu anda.

• Kebiasaan vs misi hidup
Persiapkanlah hari esok dengan perencanaan. Buatlah perencanaan sesuai dengan keyakinan anda sambil memperhatikan perubahan yang terus terjadi. Pastikan semuanya cocok dan sesuai dengan misi hidup anda. Karena itu lihatlah kebiasaan anda sekarang. Pandang secara obyektif, kalau masih menyimpang dari misi anda, maka saatnya anda duduk dan membuat rencana.

• Perencanaan jauh
Perencanaan dibuat berdasarkan waktu atau periode terentu. Yang umum adalah mingguan dan harian. Namun anda juga mesti membuat perencanaan jauh.
Perencanaan jauh memang sangat membantu, misi hidup hanya bisa diwujudkan jika kita berkomitmen. Untuk menerjemahkan komitmen itu ke dalam rencana aksi yang bisa dijalankan, dibutuhkan rencana jangka panjang.
Kalau sudah ada rencana jangka panjang, barulah dibuat rencana yang lebih pendek. Rencana jangka pendek harus berdasarkan rencana jangka panjang. Jadi buat dulu perencanaan jauhnya dan analisa apa saja yang harus dilakukan dalam jangka yang lebih pendek agar rencana jauh itu bisa diwujudkan.
Dengan begitu rencana jangka pendek adalah terjemahan sekaligus penunjang rencana jangka panjang anda.

• Buat rencana mingguan dan harian
Rencan harian sering kaku, membatasi dan juga sering kehilangan konteks. Karena itu muncul rencana mingguan. Rencana mingguan lebih fleksibel karena daftar tindakannya disesuaikan dengan peran masing-masing orang.

• Gunaka alat bantu utama daftar “to-do” dan schedule:
Butlah daftar tindakkan sebanyak-banyaknya, yang harus dilakukan sehari/seminggu. Setelah itu buat prioritas/pengelompokkan. Mana yang paling penting, penting, kurang, dan tidak penting. Setelah itu baru jadwal, jadwal dibuat untuk mengatur pengelompokkan tsb agar tersusun rapi dan juga memastikan anda mengingat kapan suatu kegiatan mesti dilakukan dan seberapa penting.

• Waspada parkinson’s law
Dalam setiap pembuatan jadwal waspadalah terhadap bahaya parkinson’s (pekerjaan cenderung berkembang mengisi waktu yang disediakan berapa panjang pun waktu tersebut). Sebaliknya semakin banyak yang anda jadwalkan, maka semakin banyak pula yang bisa anda capai dalam 1 hari.
Anda harus benar-benar berhati-hati dalam membuat jadwal. Pastikan anda bisa melakukan sebanyak mungkin aktivitas dalam 1 hari, tentunya dengan mempertimbangkan sifat kegiatan tsb.
Kalau anda yakin sanggup menyelesaikan 1 tugas dalam waktu ½ jam, maka jadwalkan waktu ½ jam saja. Jangan lebih, kalau lebih pasti akan diisi dengan waktu yang sia-sia.
Karena itu pengetahuan tentang bobot suatu tugas dan bagaimana sumber daya yang dibutuhkan sangatlah penting. Anda juga tidak bisa memaksakan diri mengerjakan sesuatu lebih cepat dari sewajarnya.
Dikutip dari buku TIME MANAGEMEN (MENGATUR WAKTU ITU MUDAH!)

  1. No trackbacks yet.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: